Wat wordt precies verstaan onder een elektronische factuur en wat gaat er op dat vlak wijzigen in de toekomst? Even kijken of je al futureproof bent.
Wat is een factuur?
Kwestie van te beginnen bij het begin: een factuur wordt gedefinieerd als “elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarden vastgelegd in de btw-wetgeving”. De materiële vorm van een factuur is dus niet van belang. Het is vandaag de dag toegelaten om zowel op papier als elektronisch te factureren.
Wat is een elektronische factuur?
Dat is volgens de definitie een factuur die “alle gegevens bevat die het volgens de btw-wetgeving moet bevatten en in om het even welke elektronische vorm uitgereikt en ontvangen wordt”. De manier waarop een factuur opgemaakt wordt is dus niet van belang. Dat mag met de computer, maar dat mag evenzeer met de hand. De wijze van opmaak maakt een factuur immers niet elektronisch maar wel de wijze waarop de factuur uitgereikt en ontvangen wordt.
Een factuur die met de computer is opgemaakt en vervolgens uitgeprint wordt en met de post verzonden wordt, is volgens de huidige definitie geen elektronische factuur. Dat is gewoon een factuur op papier. Wordt diezelfde factuur niet per post verzonden maar in een pdf-formaat omgezet en vervolgens via e-mail verzonden, dan gaat het wel om een elektronische factuur.
Wordt een factuur elektronisch bezorgd en ontvangen, dan is het noodzakelijk dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid ervan gegarandeerd kunnen worden. Het is van belang dat de klant de factuur via e-mail kan openen en dat ervan uitgegaan mag worden dat hij de inhoud daarvan niet kan wijzigen. Het is de verantwoordelijkheid van de afzender van de factuur, de leverancier of dienstverrichter dus, om die authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te waarborgen.
Wat gaat er wijzigen?
Europa schakelt een versnelling hoger. Op Europees vlak werd op 8 december 2022 het pakket “VAT in the Digital Age” voorgesteld, het ViDA-pakket. Dit pakket bevat onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen (‘e-invoicing’).
Springt België mee op de trein?
Daar heeft het alleszins toch alle schijn van. In navolging van het Europese voorstel, lanceerde de minister van Financiën recentelijk een voorontwerp van wet waarmee hij elektronische facturatie beoogt te verplichten voor Belgische B2B-transacties.
Het voorontwerp begint met een nieuwe definitie van een elektronische factuur. Dat zou dan luiden als een factuur die opgesteld, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. De opmaak wordt wel van belang waardoor facturen in pdf-formaat niet langer als een elektronische factuur aangemerkt zullen worden.
En dan… verplichten?
Ja op termijn. De bedoeling is effectief om de gestructureerde elektronische factuur te verplichten in een B2B-context, meer bepaald als het gaat om facturen aan in België gevestigde btw-plichtigen. Uiteraard zal dit wel lopen via een gefaseerde uitrol te beginnen met de grootste bedrijven.
De eerste verplichting zou gaan gelden voor ondernemingen met een omzet in 2023 van meer dan € 9.000.000 omzet exclusief btw. Voor hen zou de verplichte elektronische facturatie ingaan op 1 juli 2024.
“Onthoud vooral 1 juli 2025. Dat zal de datum zijn die van belang is voor de meeste btw-plichtigen. Nog even tijd dus, maar toch ook weer niet héél lang meer.”
Daarna zouden alle ondernemingen met een omzet in 2023 of 2024 van meer dan €700.000 exclusief btw volgen. Voor hen zou de verplichting ingaan op 1 januari 2025.
Hoe kan Acfibota mij hierbij helpen?
Acfibota ondersteunt heel wat digitale toepassingen. Heb jij genoeg van al die ticketjes en papieren facturen? Zit jij elke keer opnieuw met je handen in het haar wanneer je je aan jouw administratie zet? Dan is het digitaal platform Billtobox iets voor jou. Je bent bovendien futureproof!
Wil je Billtobox vrijblijvend eens bekijken? Volg dan zeker de informatieve kennismakingssessie via deze link: https://unifiedpost.wistia.com/medias/d7ndua0is1
Bron: Taxwin
Hulp nodig of vragen? Neem vrijblijvend contact op met ons.
Acfibota | Accountants & Tax Advisors
