Wat is dat nu precies, zo’n dagontvangstenboek? Moet elke onderneming dit doen? En hoe kan je dit correct en eenvoudig invullen?
Wat is een dagontvangstenboek?
Een dagontvangstenboek is een boek waarin een onderneming alle verkopen waarvoor geen factuur wordt opgemaakt, gaat inschrijven. Dit gaat met andere woorden om alle verkopen die je dagelijks doet waarbij de klant betaalt via cash of bankkaart, zonder dat er een factuur wordt opgesteld.
Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige om het dagontvangstenboek in te vullen. Echter is dit niet verplicht voor elke belastingplichtige ondernemer. Wanneer jouw onderneming alle verkopen, het maakt niet uit of dat nu goederen of diensten zijn, via een factuur registreert, dan moet je geen dagontvangstenboek bijhouden. Ook wanneer je onderneming werkt met een geregistreerd kassasysteem, de zogenaamde witte kassa, is het niet nodig om ook een dagontvangstenboek in te vullen.
Wanneer ben je dan wel verplicht? In het geval dat je betalingen ontvangt die niet via een kassasysteem geregistreerd worden en waarvoor geen factuur wordt opgesteld. Is je onderneming verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden maar doe je dit toch niet of niet correct? Dan riskeer je een niet-proportionele fiscale boete van 50 tot 5.000 euro per overtreding. Aangezien deze boetes per overtreding worden uitgekeerd, kan het bedrag al snel hoog oplopen.
Wat is het verschil met een kasboek?
Een dagontvangstenboek mag niet verward worden met een kasboek. Een dagontvangstenboek bevat alle verkopen die zonder factuur worden opgesteld, dus ook die via bankkaart of cash worden betaald.
Een kasboek gebruik je namelijk om alle bedragen die cash betaald of ontvangen worden in te schrijven. Het gaat hier dus over zowel aankopen als verkopen. Het gaat hier echter niet om transacties die met bankkaart gebeuren.
Vereisten van het dagontvangstenboek
Een dagontvangstenboek is niet zomaar een willekeurig schriftje. Het moet voldoen aan de hieronder beschreven voorschriften.
Dagelijks invullen
De naam zegt het zelf: een boek waarin elke dag (per datum) alle ontvangsten genoteerd worden. Met alle ontvangsten bedoelt men alle contante verkopen: verkopen waarvoor geen factuur is opgesteld.
“Ook wanneer er op een bepaalde dag geen verkopen zijn geweest, je in verlof was, ziek of de dagen die in een weekend vallen, moet er iets ingevuld worden: zijnde 0,00 en bij de omschrijving de reden: gesloten, ziek, verlof. Een datum overlaten geeft aanleiding tot hoge boetes!”
Per btw tarief
Een dagontvangstenboek is niet enkel op datum, maar ook per btw tarief. Per dag dien je dus het totaalbedrag aan verkopen onder 0%, 6%, 12% en 21% btw in te vullen.
Op papier of digitaal
Een dagontvangstenboek kun je niet zelf bijhouden op losse bladen. De belastinginspecteur moet namelijk kunnen controleren of er achteraf geen bladen zijn verdwenen. De pagina’s dienen dan ook op voorhand genummerd te zijn.
Je hebt de keuze om jouw dagontvangstenboek ofwel fysiek, ofwel digitaal bij te houden. Indien je ervoor kiest om het op papier te doen, dan zal je al jouw inschrijvingen moeten bijhouden in een boek. Het is dus met andere woorden niet toegestaan om jouw inschrijvingen op een post-it of op losse bladeren te doen. De bladeren zullen ook genummerd moeten worden.
Als je kiest om het digitaal bij te houden, dan zal je er ook mee rekening moeten houden dat je niet zomaar dingen mag deleten als je een wijziging wilt aanbrengen. Je zult dus speciale software moeten aankopen die dit toelaat. Een Excel bestand bijhouden volstaat dus niet.
Onuitwisbaar
Zoals reeds vermeld, zullen jouw inschrijvingen niet zomaar uitgewist kunnen worden. Werk dus met een stylo en niet met potlood want het laatste zou je zomaar kunnen weggommen. Als je digitaal werkt, werk je met een speciale software die wijzigingen niet zomaar toelaat.
Genummerd
Elke inschrijving dient vooraf genummerd te worden. Zo kan eenduidig opgevolgd worden of er geen inschrijvingen verdwijnen.
Bewaren op de bedrijfszetel
Het dagontvangstenboek dient bijgehouden te worden op de bedrijfszetel. Dit betekent dat het verplicht is om per bedrijfszetel, en dus per vestiging, een dagontvangstenboek bij te houden. Heb je meer dan 1 vestiging? Dan is het voor een correcte boekhouding ook verplicht om een centralisatieboek bij te houden waarin de bedragen van de verschillende dagontvangstboeken gegroepeerd worden. Het centralisatieboek moet zich steeds op de hoofdzetel bevinden.
Bewijsstukken
Enkel het noteren van de ontvangsten per dag is niet voldoende. Deze ontvangsten dienen ook gestaafd te worden door verantwoordingsstukken. Dit kunnen bijvoorbeeld de afsprakenagenda, kastickets of verkoopbonnen zijn. Wanneer het niet mogelijk is om deze stavingstukken voor te leggen, mag niet meer met een globale inschrijving gewerkt worden maar moet elke ontvangst apart in het dagontvangstenboek worden ingeschreven.
Per jaar en per maand
Een dagontvangstenboek wordt per twaalf maanden bijgehouden. Tevens dienen de ontvangsten per maand opgeteld en afgesloten te worden.
Correcties
Iedereen maakt wel eens een foutje en daarom is het ook toegelaten om correcties aan te brengen. Ga echter niet zomaar een bedrag of datum overschrijven en gebruik geen correctiemiddelen zoals Tipp-Ex. Correcties dienen telkens apart vermeld te worden op een nieuwe lijn.
“Tip: een dagontvangstenboek kun je ofwel online bestellen ofwel aankopen bij een winkel voor papier en kantoorartikelen. Voor wie digitaal wil werken, ondersteunt ons kantoor Scrada.”
Hoe invullen en bijhouden?
Het invullen van een dagontvangstenboek is gelukkig eenvoudiger dan het klinkt. Het gaat namelijk om een dagelijkse globale inschrijving. Het is dus niet nodig om elke verkoop apart te vermelden. Wel dient de inschrijving onderverdeeld te worden per btw tarief. Een dagelijkse inschrijving bestaat dus uit 1 lijn. In deze lijn moeten verschillende kolommen ingevuld worden: de datum, een omschrijving van de verkopen en het totaalbedrag inclusief btw. Verder dienen de bedragen uitgesplitst te worden per btw tarief: 0%, 6%, 12% of 21%.
Je vult steeds bovenaan de maand in waarop de ingevulde ontvangsten betrekking hebben. Ook het btw-nummer moet op elke pagina vermeld worden. Per dag moet een nieuwe lijn gebruikt worden. Verkopen van goederen vanaf 250 euro of meer moeten op een afzonderlijke lijn ingevuld worden.
Op het eind van de maand volgt nog een extra stap, dan worden namelijk de maandtotalen berekend. Per kolom (btw tarief) worden de bedragen opgeteld. Als laatste worden de maandtotalen ook exclusief btw berekend zodat meteen duidelijk is hoeveel btw je die maand verschuldigd bent.
Hieronder een voorbeeld:
Een papieren dagboek is handig voor degene die minder digitaal geletterd zijn. Je hebt geen computer of speciale software nodig. Daarentegen bestaan er wel andere gevaren in het geval je met een papieren dagontvangstenboek werkt. Je hebt namelijk geen back-up in een cloud in het geval van diefstal of brand. Je moet dan wel niet investeren in een gespecialiseerd softwarepakket, je zal wel degelijk een notitieboek aanschaffen dat voldoet aan de vormvereisten.
Creëer een routine
Net zoals je een mentale checklist afloopt voor je het huis verlaat – sleutels, portefeuille, lichten uit – kan je zo’n checklist opstellen voor het einde van je werkdag. Eén van de items op die checklist is dan het inschrijven van de ontvangsten die je die dag hebt gekregen.
Conclusie
Het bijhouden van een dagontvangstenboek is een verplichting indien je onderneming verkopen uitvoert zonder factuur en zonder geregistreerd kassasysteem. Zowel cash- als digitale betalingen dienen dagelijks via globale inschrijvingen genoteerd te worden. Het dagontvangstenboek is dus niet hetzelfde als een kasboek waarin enkel cashbetalingen genoteerd worden. Het dagboek mag zowel op papier als digitaal bijgehouden worden, zolang de vormvereisten maar gerespecteerd worden. Het niet of foutief bijhouden van een dagontvangstenboek kan resulteren in serieuze fiscale boetes.
Bron (gedeeltelijk): Boekhouderstotaal.be
Hulp nodig of vragen? Neem vrijblijvend contact op met ons.
Acfibota | Accountants & Tax Advisors
