Bedrijfsleiders worden meer en meer fiscaal gestimuleerd om met een milieuvriendelijke wagen te rijden. Op heden zijn er dan ook veel bedrijfsleiders die reeds over een elektrische wagen beschikken of overwegen om er één aan te schaffen. Dit heeft tot gevolg dat heel wat bedrijfsleiders thuis hun elektrische bedrijfswagen dienen op te laden.
De wetgever promoot enerzijds het elektrisch rijden en de installatie van laadpalen maar heeft anderzijds fiscaal gezien nog maar weinig geregeld inzake thuisladen. Dat zorgt voor onduidelijkheid bij de zelfstandige bedrijfsleiders die alles correct wil registreren in hun administratie.
Alle kosten van de bedrijfswagen zijn voor de vennootschap
Als bedrijfsleider mag je de kosten die je maakt voor jouw bedrijfswagen, die eigendom is van jouw vennootschap, ook met de vennootschap betalen. Dat geldt zowel voor onderhoud, keuring, verkeersbelasting, verzekeringen, herstellingen als tankbeurten.
Met een diesel of benzinewagen is dat snel geregeld via een tankkaart waarbij je maandelijks facturen ontvangt voor de tankbeurten. Met een elektrische wagen is het bewijzen van de oplaadbeurten niet altijd even vanzelfsprekend.
Gebruik je externe laadpalen, dan kan je kiezen voor een laadkaart zodat de facturatie afgelijnd is. Veel bedrijfsleiders laden hun bedrijfswagen ook regelmatig thuis op. Het verbruik is dan een deel van je totale elektriciteitsverbruik thuis.
Hoe doorrekenen?
De werkelijke kostprijs voor thuislaadbeurten hangt af van twee belangrijke parameters, zijnde het verbruik (in kWh) enerzijds en de kostprijs (per kWh) anderzijds.
Het elektriciteitsverbruik (in kWh)
Als je de wagen thuis wil opladen kan je gebruik maken van een laadpaal. Hoe dit verbruik gemeten wordt, hangt af van de laadpaal waarover je beschikt. Zo kan het zijn dat je een slimme laadpaal hebt die alle gegevens registreert, of dat je jouw bedrijfswagen oplaadt via het stopcontact of een gewone laadpaal.
Indien je niet over een slimme laadpaal beschikt, zal je zelf jouw laadbeurten nauwkeurig moeten bijhouden en onderbouwen via een overzicht (datum, kilometerstand, opgeladen kWh) waarin enkel het zuivere oplaadverbruik van jouw elektrische bedrijfswagen wordt opgenomen. Bij voorkeur komt deze data rechtstreeks van de boordcomputer van jouw wagen of is deze data bijgehouden door de autofabrikant.
Het probleem hierbij situeert zich namelijk in het feit dat je veel meer dan enkel je wagen kan opladen met zo’n laadpaal. Puur het verbruik meten doorheen het laadstation is bijgevolg voor de fiscus onvoldoende om te kunnen bewijzen dat het gaat om zuivere laadkosten van jouw bedrijfsvoertuig. Wie weet heb je namelijk andere privé voertuigen hierop aangesloten wat uiteraard beroepsmatig niet aftrekbaar is.
“Een slimme laadpaal zal wat duurder zijn bij aanschaf, maar kan eventuele discussies en bijkomende administratie (deels) vermijden”
Bij eventuele fiscale controle zal de fiscus wellicht trachten om een normaal gebruik vast te stellen, met andere woorden: kan het wel dat er voor x-aantal gereden kilometers, x-aantal kWh nodig was.
Het tarief (per kWh)
Op jouw elektriciteitsfactuur kun je de kost per kilowattuur (kWh) terugvinden. Al is dat niet altijd éénduidig. In de praktijk is het vrij complex om te achterhalen hoeveel €/kWh je op een exact moment van de dag betaalt. Denk maar aan mensen met een variabel dal/piekuur tarief.
Daarnaast verplicht de wetgever dat je het correcte, werkelijke kostentarief toepast, zijnde de werkelijke verbruikskosten. Indien je een hoger tarief aanrekent dan hetgeen je werkelijk privé betaald hebt, dan spreken we van een belastbare vergoeding, dit kan je best zoveel mogelijk vermijden.
Aangezien er reeds heel wat bedrijven zijn die split-billing aanbieden, gingen we daar ten rade hoe men dit toepast. Split-billing scheidt de kosten voor het opladen van een elektrische wagen van die voor het energieverbruik in de volledige woning.
Na een telefonisch onderhoud met een aanbieder van split-billing vernamen we dat men de klanten adviseert om de werkelijke kostprijs te achterhalen van het huidige energiecontract. Voor bedrijfsleiders met privé een variabel contract adviseert men om de eindafrekening te bekijken.
In het algemeen gaf men mee om alvast nooit boven de gemiddelde energieprijzen te gaan die gepubliceerd worden op de website van de Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas (CREG).
De CREG publiceert namelijk op regelmatige tijdstippen een boordtabel (bovenaan te downloaden als PDF) die de gemiddelde commerciële energieprijs (all-in) omvat. Op pagina 3 van deze boordtabel kun je de gemiddelde elektriciteitsprijzen terugvinden voor België in eurocent/kWh.
Het verbruik x het tarief = prijs per kWh
Wanneer je op deze manier exact weet hoeveel elektriciteit je hebt verbruikt voor het laden van de bedrijfswagen, kan je aan het rekenen gaan. Door het verbruikte elektriciteitsvolume te vermenigvuldigen met de kostprijs bereken je de totale kost voor het thuis opladen van je bedrijfswagen.
Terugbetaling via kosten eigen aan de werkgever (fiche 281.20)
De aanrekening van thuisladen aan je vennootschap, zonder tussenkomst(factuur) van een derde partij, houdt fiscaal gezien een “kost eigen aan de werkgever” in, of kortweg “KEW”.
Sinds januari 2022 ben je wettelijk verplicht om dergelijke kosten jaarlijks te vermelden op je fiscale fiche 281.20, in dit geval op basis van “werkelijk bedrag” want je baseert je niet op een forfait. De fiscus houdt deze bedragen nauwgelet in de gaten dus de vermelding op fiche vergroot in zekere zin je kans op fiscale controle.
Voor het opladen van je bedrijfswagen is dit ook van toepassing. Wanneer je je elektriciteitsfacturen dus privé betaald hebt en achteraf de kost voor het opladen van je wagen terugbetaalt aan jouw privérekening via je vennootschap, moet je het exacte bedrag van die terugbetaling vermelden op fiche 281.20. Het opmaken van de fiche 281.20 doen wij als accountantskantoor uiteraard voor onze klanten.
Voor dergelijke terugbetaling dien je een document (bewijsstuk) op te maken. Een voorbeeld daarvan kun je hier terugvinden:
Of… praktische oplossing: terugbetaling via split-billing
Om onze klanten te ondersteunen zijn we zelf even op zoek gegaan naar een praktische oplossing. Er bestaan Belgische dienstverleners zoals Smappee die de volledige administratieve flow voor jou oplossen wanneer je een slimme laadpaal hebt. Zij gaan optreden zoals de traditionele tankkaart leverancier waardoor je vennootschap simpelweg maandelijks een factuur ontvangt voor de werkelijke verbruikskosten bij het thuisladen. De dienstverlener houdt zijn transactiekost (ca. €5/maand) af en stort het tegoed van je oplaadkosten door naar je privérekening.
Via dergelijke platformen wordt de data van je voertuig bij de autofabrikant automatisch opgehaald via het chassisnummer en wordt het werkelijk gebruik afgerekend. Als oplaadtarief gebruik je steeds je eigen tarief van je eigen energiemaatschappij. Dit tarief moet je dus wel nog steeds zelf invullen of doorgeven.
Als je werkt via dit systeem, ontvang je een factuur zoals bij een tankkaart. Er is in dat geval ook geen sprake van kosten eigen aan de werkgever (met bijhorende fiche 281.20) want de dienst wordt afgerekend via een factuur door een tussenpartij.
Hulp nodig of vragen? Neem vrijblijvend contact op met ons.
Acfibota | Accountants & Tax Advisors
