Wat wordt precies verstaan onder een elektronische factuur en wat gaat er op dat vlak wijzigen in de toekomst? Even kijken of je al futureproof bent.
Wat is een factuur?
Kwestie van te beginnen bij het begin: een factuur wordt gedefinieerd als “elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarden vastgelegd in de btw-wetgeving”. De materiële vorm van een factuur is dus niet van belang. Het is vandaag de dag toegelaten om zowel op papier als elektronisch te factureren.
Wat is een elektronische factuur?
Dat is volgens de definitie een factuur die “alle gegevens bevat die het volgens de btw-wetgeving moet bevatten en in om het even welke elektronische vorm uitgereikt en ontvangen wordt”. De manier waarop een factuur opgemaakt wordt is dus niet van belang. Dat mag met de computer, maar dat mag evenzeer met de hand. De wijze van opmaak maakt een factuur immers niet elektronisch maar wel de wijze waarop de factuur uitgereikt en ontvangen wordt.
Een factuur die met de computer is opgemaakt en vervolgens uitgeprint wordt en met de post verzonden wordt, is volgens de huidige definitie geen elektronische factuur. Dat is gewoon een factuur op papier. Wordt diezelfde factuur niet per post verzonden maar in een pdf-formaat omgezet en vervolgens via e-mail verzonden, dan gaat het wel om een elektronische factuur.
Wordt een factuur elektronisch bezorgd en ontvangen, dan is het noodzakelijk dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid ervan gegarandeerd kunnen worden.
De standaardisatie geschiedt in feite vie het PEPPOL bis-formaat en de uitreiking gebeurt via het PEPPOL-netwerk.
Het is van belang dat de klant de factuur via e-mail kan openen en dat ervan uitgegaan mag worden dat hij de inhoud daarvan niet kan wijzigen. Het is de verantwoordelijkheid van de afzender van de factuur, de leverancier of dienstverrichter dus, om die authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te waarborgen.
Wat gaat er wijzigen?
Op Europees vlak werd op 8 december 2022 het pakket “VAT in the Digital Age” voorgesteld. Dit pakket bevat onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen (‘e-invoicing’). In september heeft België een akkoord bereikt over de invoering van deze elektronische facturatie.
Springt BelgiË mee op de trein?
De elektronische facturatie zal van toepassing worden in B2B-context als we kijken naar het voorontwerp van de wetgever. Dit betekent dat alle in België gevestigde btw-belastingplichtigen zullen onderhevig zijn aan deze verplichting.
Het voorontwerp begon met een nieuwe definitie van een elektronische factuur. Dat zou dan luiden als een factuur die opgesteld, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. De opmaak wordt wel van belang waardoor facturen in pdf-formaat niet langer als een elektronische factuur aangemerkt zullen worden.
De nieuwe wetgeving zal evenwel niet van toepassing zijn voor belastingplichtigen die worden belast op basis van de forfaitaire regeling of uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten. Eveneens niet ten aanzien van een occasionele verkoop van een nieuw gebouw of een intracommunautaire verkoop van nieuwe vervoersmiddelen.
En dan… verplichten?
Ja op termijn. Het voorontwerp sprak van een verplichting vanaf 1 januari 2024. Het goedgekeurde akkoord wijkt hiervan af. In dit akkoord legt men de datum op 1 januari 2026. De Belgische administratie verklaart dat er een ruime overgangsperiode komt en een uitgebreide informatiecampagne zal volgen.
Hoe kan Acfibota mij hierbij helpen?
Acfibota ondersteunt heel wat digitale toepassingen. Heb jij genoeg van al die ticketjes en papieren facturen? Zit jij elke keer opnieuw met je handen in het haar wanneer je je aan jouw administratie zet? Dan is het digitaal platform Billtobox iets voor jou. Je bent bovendien futureproof!
Wil je Billtobox vrijblijvend eens bekijken? Volg dan zeker de informatieve kennismakingssessie via deze link: https://unifiedpost.wistia.com/medias/d7ndua0is1
Hulp nodig of vragen? Neem vrijblijvend contact op met ons.
Acfibota | Accountants & Tax Advisors
