Privacyverklaring
Privacyverklaring
Het is voor ons belangrijk dat onze klanten ons moeiteloos kunnen vertrouwen. Acfibota BV vindt de bescherming van uw privacy erg belangrijk. We maken er dan ook een punt van om de persoonlijke levenssfeer zo veel als mogelijk te beschermen. Om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en u een optimale service te kunnen bieden verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van onze klanten en gebruikers van onze diensten. Het spreekt voor zich dat we met deze gegevens heel voorzichtig omspringen, we beheren deze gegevens op een veilige en respectvolle manier.
In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Tevens vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant.
De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en het actualiseren van de persoonsgegevens die hij ons kantoor verstrekt en verbindt er zich toe om de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming strikt na te leven ten aanzien van de personen aan wie hij de persoonsgegevens heeft verstrekt. Hij is ook verantwoordelijk voor alle mogelijke persoonsgegevens die hij van zijn klanten, zijn personeel, zijn medewerkers en zijn aangestelden zou kunnen ontvangen.
Door het gebruik van onze diensten en website, aanvaardt u onvoorwaardelijk deze Privacyverklaring. De cliënt erkent dat hij kennis heeft genomen van de informatie hieronder en machtigt ons kantoor om de persoonsgegevens te verwerken die hij verstrekt in het kader van de door ons kantoor geleverde diensten, en dit in overeenstemming met de bepalingen die opgenomen zijn in deze Privacyverklaring. In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens
Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door de besloten vennootschap Acfibota met hoofdzetel te 8480 Ichtegem, Oostendesteenweg 185 B0002, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Gent, afdeling Oostende onder het nummer 0463.430.069 en gekend bij de btw-administratie onder het nummer BE 0463.430.069 alsook elke met Acfibota BV verbonden vennootschap conform artikel 1:20 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Hierna genoemd “Acfibota”, “wij”, “ons”.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Lennert Tanghe. Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Lennert Tanghe via brief op het bovenstaande adres of via e-mail bij lennert.tanghe@acfibota.be.
Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
Acfibota BV verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen tot stand te brengen. Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.
Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.
Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon, de ‘betrokkene’ betrekking hebben.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt door ons kantoor in overeenstemming met de Belgische wetgeving over gegevensbescherming en de bepalingen van de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing sinds 25 mei 2018 (hierna ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’).
Acfibota BV treedt op als de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van haar klanten en als verwerker van de persoonsgegevens van de ontvangen gegevens van haar klanten die betrekking hebben op andere personen.
Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Acfibota BV verzamelt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
Klantenacceptatieprocedure
Als ITAA-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust en meerbepaald de toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie wegens art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
Leveren van onze diensten aan klanten
Wij verzamelen tevens persoonsgegevens om de gevraagde boekhoudkundige en fiscale diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren.
Zo verzamelen wij sociaal-demografische gegevens (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittingen), persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bijvoorbeeld informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), lidmaatschappen (bijvoorbeeld van een vereniging of organisatie), woningkenmerken (bijvoorbeeld de huurprijs of de lasten), gegevens omtrent opleiding en vorming (bijvoorbeeld gevolge beroepsopleidingen en lidmaatschap in beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (bijvoorbeeld uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde).
Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bijvoorbeeld persoonsgegevens van de klanten zelf, werknemers van onze klant, bestuurders van de klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten of leveranciers van een klant bij het voeren van de boekhouding of over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van vermogensplanning.
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant niet naar behoren uitvoeren.
Financiële administratie
Acfibota BV verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.
Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van Acfibota BV, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op Acfibota BV om haar boekhouding te voeren. Dit kunnen zowel op het kantoor rustende verplichtingen zijn ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
Onderhouden van de klantenrelatie
Acfibota BV verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van mailings voor onze producten en diensten waarvan wij denken dat zij voor u van belang kunnen zijn.
Het versturen van mailings naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in uw als in ons belang dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten.
Rekruteringsdoeleinden
Acfibota BV verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.
Beveiliging
Wanneer u onze kantoorgebouwen betreedt dan kan u worden gefilmd. Deze camerabeelden dienen louter ter beveiliging van onze kantoorgebouwen.
Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken in het kader van de beveiliging van onze infrastructuur, onze werknemers en klanten.
Direct marketing
Mits uw toestemming verzamelen wij uw contactgegevens met het oog op het versturen van nieuwsbrieven, informatie met betrekking tot activiteiten en andere zaken die u kunnen aanbelangen. De cliënt kan op elk ogenblik de inschrijving op informatie- of nieuwsbrieven en andere berichten van ons kantoor stopzetten. De cliënt kan de inschrijving stopzetten door een e-mail te versturen naar het volgende e-mailadres: administratie@acfibota.be.
Wij kunnen ook zogenaamde ‘bijzondere categorieën’ (art. 9 AVG) van persoonsgegevens verzamelen, bijvoorbeeld medische gegevens in het kader van vermogensplanning of andere optimalisaties. Deze gegevens worden slechts verwerkt mits uw uitdrukkelijke toestemming.
De soorten persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen verschillen naargelang de diensten die wij aan u of aan onze klant leveren.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden.
Uw persoonsgegevens binnen Acfibota BV
Binnen Acfibota BV springen wij zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en delen wij alleen de gegevens die nodig zijn om u de beste dienstverlening te bieden.
Acfibota BV heeft maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen Acfibota BV worden uitgewisseld of gedeeld, beschermd zijn.
Uw persoonsgegevens buiten Acfibota BV
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Het kantoor doet een beroep op “third service providers”:
- Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
- Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten zoals een bedrijfsrevisor, notaris, advocaat, fiscaal raadgever of vermogensplanner.
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken
Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen. Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. Acfibota BV heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze Privacyverklaring naleven.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Acfibota BV heeft diverse organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen getroffen teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up to date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden. Hiervoor heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers en onderaannemers waar het kantoor een beroep op doet.
In dit opzicht hebben de werknemers, aandeelhouders of medewerkers van ons kantoor die toegang hebben tot die gegevens een strenge geheimhoudingsplicht.
Ons kantoor kan echter niet verantwoordelijk gehouden worden in geval van diefstal of verduistering van die gegevens door een derde ondanks de ingevoerde beveiligings- maatregelen.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
- Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie hierboven “Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?”)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten. Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting. - Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving, behalve voor wat de persoonsgegevens betreft die ons kantoor langer moet bewaren op basis van een specifieke wetgeving of in geval van een hangend geschil waarvoor de persoonsgegevens nodig zijn. - Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie.
Welke rechten heeft u?
U beschikt over diverse rechten aangaande de persoonsgegevens die wij verwerken.
In overeenstemming met de reglementering op het gebied van verwerking van persoonsgegevens, beschikt u over de volgende rechten onder voorbehoud van het bijzondere geval hierboven opgenomen:
Het recht op toegang:
U beschikt over het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens over u verwerken en om kosteloos een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
Het recht op verbetering:
U heeft het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen.
Het recht op verwijdering en beperking:
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen met uitzondering van die welke ons kantoor moet bewaren op grond van een wettelijke verplichting. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden.
U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Het recht van bezwaar:
U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel te motiveren.
U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven.
Recht van overdraagbaarheid
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen.
Recht om uw toestemming in te trekken:
U beschikt te allen tijde over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming.
Recht om klacht in te dienen:
U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35 – 1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
contact@apd-gba.be
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
Ter zake dienen wij u tevens te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor het toepassen van uw rechten, kunt u altijd een schriftelijk verzoek richten, samen met een kopie van uw identiteitskaart of uw paspoort aan de verwerkingsverantwoordelijke hetzij per e-mail: lennert.tanghe@acfibota.be of per gewone brief. De kopie van uw identiteitskaart zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.
Over deze Privacyverklaring
Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Daarom is het raadzaam om regelmatig deze Privacyverklaring te raadplegen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.
Indien u vragen heeft over onze Privacyverklaring, uw rechten wenst uit te oefenen, of de door u verstrekte gegevens of instellingen wenst te wijzigen, dan kunt u te allen tijde bij ons hiervoor terecht op kantoor na afspraak, per mail bij lennert.tanghe@acfibota.be of per brrief op het kantooradres.
Uitgegeven door:
Acfibota BV
RPR Gent, afdeling Oostende
Oostendesteenweg 185 B0002
BE-8480 Ichtegem
BTW BE 0463.430.069
Versie:
1.0
Laatst bijgewerkt op:
15 maart 2020
